Compte prorata : une spécificité comptable du BTP à maîtriser !

Compte prorata : une spécificité comptable du BTP à maîtriser !

Bien qu’il ne résulte d’aucune obligation légale ou réglementaire, le compte prorata est fréquemment mis en place pour les chantiers d’envergure. Les dépenses communes indispensables au bon fonctionnement d’un chantier y sont imputées par les différentes entreprises participant au marché. Qu’est-ce qu’un compte au prorata ? Quelles bonnes pratiques pour éviter litiges et mauvaises surprises ? Présentation et explication de ce dispositif propre aux entreprises du bâtiment et travaux publics.

 

Quelles sont les dépenses imputables au compte prorata ?

Un chantier de grande envergure nécessite l’intervention de plusieurs corps de métiers et donc de plusieurs entreprises. Il est alors fréquent que certaines dépenses ne puissent pas être affectées à une entreprise précisément. Pour remédier à cette situation, il est souvent conseillé, qu’il s’agisse d’un marché privé ou d’un marché public, de mettre en place un compte prorata, compte regroupant les dépenses communes indispensables au bon déroulement du chantier. Parmi ces dépenses, il faut distinguer les dépenses communes d’investissement (sanitaires et branchements provisoires) des dépenses communes de consommation comme les dépenses d’eau et d’électricité.

 

A quel texte se référer pour assurer la bonne gestion d’un compte prorata ?

En marché privé, la Norme AFNOR fournit un cadre très précis concernant le fonctionnement du compte prorata, et notamment les dépenses pouvant y être imputées (Norme AFNOR NF P03-001). A défaut de toute référence à la Norme AFNOR, le compte prorata doit idéalement faire l’objet d’une convention dès l’obtention du marché par les différentes entreprises y intervenant afin de prévenir tout litige. La convention permettra d’établir une liste précise des dépenses pouvant y être imputées. Toujours par le biais de cette convention, les règles de gestion et les modalités de paiement seront précisées en amont du démarrage du chantier.

En marché public, les entreprises peuvent également avoir recours à la Norme AFNOR.

 

Comment fonctionne le compte prorata ?

Une entreprise, le plus souvent celle en charge du gros œuvre, aura la charge de la gestion du compte prorata. En parallèle du responsable du compte prorata, un comité de contrôle peut être désigné pour seconder et contrôler la bonne gestion du compte prorata. Le comité de contrôle se réunit périodiquement et, en cas de besoin, à la demande de la personne chargée de la tenue du compte prorata. En marché privé, la Norme AFNOR détaille les missions de la personne chargée de la tenue du compte et son éventuelle rémunération, ainsi que le rôle du comité de contrôle.

Au début du chantier, un budget prévisionnel est défini en accord avec les différents intervenants. Ces derniers s’accordent sur l’acompte nécessaire à verser. Puis, chaque dépense commune fera l’objet d’une inscription au compte prorata et devra être justifiée par la facture associée. Le responsable du compte mettra le montant de la facture au crédit de l’entreprise transmettant ladite facture. Au démarrage du chantier, puis selon le rythme établi par les signataires de la convention, les appels de fond et les factures seront transmis aux différentes entreprises, proportionnellement à leur participation au chantier.

 

Comment clore un compte prorata ?

A réception des travaux, le responsable du compte établit le solde du compte et en informe les différentes parties prenantes. Après avoir laissé un délai permettant à chaque participant d’émettre des observations, le gestionnaire du compte émet des factures ou des avoirs à destination des entreprises concernées. Ces factures ou avoirs comprennent la TVA au taux applicable. Le paiement par les différentes parties prenantes se fera selon l’échéancier préalablement défini.

Selon la Norme AFNOR NF P03-001, des délais bien précis encadrent la clôture du compte prorata :

– Dans les 45 jours suivant la réception des travaux, le solde et sa répartition sont communiqués à chaque entreprise.

– Chaque entrepreneur a 15 jours pour faire connaître ses observations par écrit. Une fois ce délai écoulé, le solde, sa répartition et les observations communiquées sont transmis dans les huit jours au comité de contrôle. Ce dernier a alors 21 jours pour faire connaître sa décision. Le responsable de la tenue du compte prorata émet alors les factures ou les avoirs.

 

Trois points de vigilance concernant le compta prorata :

• Sachez que selon la Norme AFNOR NF P03-001, les factures ou les appels de fonds sont à régler au responsable de la tenue du compte dans les 30 jours – au plus tard – à compter de leur réception. Ces paiements sont indépendants du règlement des acomptes ou du solde.
• Concernant les sous-traitants, ils ne sont pas sujets aux règlements du compte prorata sauf si les conditions générales du contrat principal, qui stipule un compte prorata, ont été mentionnées à leurs documents contractuels.
• A défaut de mention de la Norme AFNOR, prenez le temps de rédiger une convention pour limiter les risques de litiges. Au sein de cette convention, pensez à bien lister les dépenses communes à imputer au compte prorata, à définir les délais d’observation et de règlement lors de la clôture du compte, et enfin à rédiger une clause concernant les risques d’impayés…

 

Encore des questions concernant le compta prorata ou les spécificités comptables du BTP ? Contactez notre équipe dédiée au BTP !