Suivi de chantier : clé de la rentabilité dans le BTP

Suivi de chantier : clé de la rentabilité dans le BTP

Le suivi de chantier dans le secteur du BTP (bâtiment et travaux publics) est crucial pour plusieurs raisons essentielles, tant sur le plan technique qu’économique et humain. Si le respect des délais et la maîtrise des coûts sont les raisons les plus souvent évoquées, la qualité de la réalisation, qui garantit que les travaux sont effectués selon les normes et les exigences techniques définies et évite ainsi les malfaçons, ou encore la sécurité des équipes sont autant d’enjeux qui rentrent en compte dans le cadre d’un suivi de chantier. Quels sont dons les atouts d’un suivi de chantier rigoureux ? Comment le mettre en place ? Quels bénéfices en attendre mais également quelles limites comportent ce type de démarche à la fois structurante et exigeante ? Nous vous proposons de faire le point à travers ce dossier dédié à l’importance du suivi de chantier pour mieux maîtriser vos coûts et assurer ainsi la rentabilité de votre entreprise de BTP.

Sommaire du dossier :

• Les enjeux du suivi de chantier pour la maîtrise des coûts
• Les principales causes des dépassements de budget en chantier
• Quelles sont les étapes clés d’un suivi de chantier efficace ?
• L’importance des outils numériques dans le suivi de chantier
• Les bonnes pratiques pour améliorer la rentabilité grâce au suivi de chantier
• Suivi de chantier : cas particulier des marchés publics
• Conclusion : défis et limites du suivi de chantier

 

Les enjeux du suivi de chantier pour la maîtrise des coûts

Définition du suivi de chantier et de ses objectifs principaux

Le suivi de chantier, comme son nom l’indique, consiste à suivre efficacement et rigoureusement un chantier BTP afin d’éviter toute mauvaise surprise et s’assurer ainsi une rentabilité optimale. S’il s’agit d’une démarche contraignante, les bénéfices sont nombreux.

Assurer le respect des délais

Respecter les délais est un enjeu majeur pour toute entreprise de BTP : cela conditionne la rentabilité du projet, la satisfaction du client et la réputation de l’entreprise. En cas de problème (conditions météorologiques, erreur d’approvisionnement, etc.), un suivi rigoureux permet d’identifier rapidement la cause et d’adapter la planification.

Contrôler les coûts et le budget

Le suivi de chantier sous-entend une connaissance en temps réel du déroulement du chantier. Cela permet de maîtriser le budget en détectant les surcoûts ou les dérives financières dès leur apparition. D’un point de vue budgétaire, le suivi de chantier permet également de mieux gérer les avenants au contrat.

Garantir la qualité d’exécution

Un suivi de chantier rigoureux, avec des contrôles fréquents, permet de garantir une exécution conforme aux plans, aux normes et aux cahiers des charges. Par ailleurs, un bon suivi de chantier sous-entend une démarche de traçabilité et de gestion documentaire. En effet, le suivi de chantier implique la rédaction de rapports, de comptes rendus ou encore la prise de mesures diverses et de photographies. Toutes ces données doivent être consignées et pourront s’avérer utiles en cas de litige, de contrôle ou de réception du chantier.

Vérifier le respect des normes de sécurité

Un bon suivi intègre la vérification du respect des règles de sécurité. Cela limite les risques d’accidents pour les ouvriers et les visiteurs.

Coordonner les intervenants (entreprises, sous-traitants, fournisseurs)

Tout projet de BTP implique de nombreux acteurs : maîtres d’œuvre, sous-traitants, fournisseurs… Le suivi de chantier facilite la communication, évite les doublons ou les oublis, et assure une bonne coordination entre les différentes parties prenantes. Un point qui peut sembler secondaire pour certains mais qui fait, en réalité, toute la différence !

Lien entre un suivi rigoureux et la prévention des dépassements budgétaires.

Si le suivi de chantier permet de s’assurer que chaque étape du projet est réalisée dans les temps, le contrôle régulier de l’avancement permet également de suivre les dépenses par rapport au budget initial.

Eviter les dérives budgétaires et tout impact négatif sur la rentabilité et la compétitivité des entreprises de construction.

Il faut, en effet, garder à l’esprit que les dérives budgétaires peuvent vite arriver dans le cadre d’un chantier de BTP. Il peut s’agir, par exemple, d’un retard sur un lot pouvant impacter tout le planning global et engendrer des pénalités financières ou encore de travaux supplémentaires non anticipés ou d’achats en urgence. Les conséquences sont alors nombreuses : surcoûts non prévus, baisse de rentabilité, conflits avec le maître d’ouvrage… Avec un suivi de chantier minutieux, des mesures correctives peuvent être prises rapidement en cas de dérive.

 

 

Les principales causes des dépassements de budget en chantier

Mauvaise estimation initiale des coûts

Une mauvaise estimation des coûts initiaux résulte trop souvent d’études préliminaires trop optimistes ou incomplètes. Cela peut être dû à des oublis de certains lots (voirie, aménagement paysager…).

Gestion inefficace des ressources humaines et matérielles.

Des équipes sous ou au contraire surdimensionnées peuvent également vous pénaliser soit en retardant le chantier, soit en compromettant votre rentabilité.  Il en est de même pour le matériel si celui-ci n’est pas présent au bon moment, des actions vont devoir être replanifiées, mettant à mal le bon déroulé du chantier.

Des retards d’origine diverses

Intempéries, retards de livraison, rupture de stocks, erreurs de commande, manque de main-d’œuvre, les raisons pouvant générées du retard peuvent être nombreuses. Elles peuvent générer de nombreux coûts supplémentaires tels que des heures de gardiennage, des salaires non anticipés, des achats en urgence à un prix plus élevé.

 Modifications en cours de chantier (travaux supplémentaires)

Il est fréquent que, lors d’un chantier BTP, un client ou un maître d’ouvrage demande des changements non prévus (ajout d’une terrasse ou changement de matériaux en cours de réalisation), cela a pour conséquence des travaux additionnels non budgétés.

Erreurs ou malfaçons

La mauvaise exécution, l’absence de prise en compte des contraintes liées au PLU ou encore le non-respect des plans initiaux entrainent forcément une répétition des travaux, une dépense supplémentaire de matériaux et une perte de temps.

Communication insuffisante entre les parties prenantes

Un manque de coordination entre intervenants est très souvent à l’origine d’un planning mal géré, des doublons ou des oublis d’intervention. Les conséquences sont alors nombreuses : perte de temps, surcoûts de main-d’œuvre ou nouvelle location de matériel. C’est pourquoi il est indispensable de prendre le temps d’améliorer les échanges avec les diverses parties prenantes pour vous assurer de la rentabilité de votre chantier, d’une part, et de la réputation de votre société de BTP auprès de votre écosystème (client, prestataire…), d’autre part.

 

Quelles sont les étapes clés d’un suivi de chantier efficace ?

Un suivi de chantier efficace repose sur une organisation structurée, des outils adaptés et une communication fluide. Voici les étapes clés à respecter pour garantir le bon déroulement du chantier :

Etape 1 : préparer le chantier en amont

Une étude du dossier technique est à mener avec soin. Assurez-vous d’avoir l’ensemble des éléments pour avoir une vue exhaustive du chantier : plans, cahier des clauses techniques particulières (CCTP), devis, permis ou déclaration préalable.

Etape 2 : établir une planification détaillée des travaux

Nous vous conseillons d’établir un calendrier réaliste en tenant compte des délais de livraison des matériaux et des conditions météorologiques. L’idéal est d’élaborer un planning prévisionnel reprenant les différentes phases du projet. Pour ce faire, vous pouvez utiliser un diagramme de Gantt. Vous trouverez de nombreux exemples sur internet.

Etape 3 : organiser les ressources humaines et matérielles

Il s’agit là d’une étape très importante car elle impacte non seulement le projet en cours mais également les projets que vous pouvez mener en parallèle. Il va falloir affecter les équipes en fonction des compétences requises pour chaque tâche, tout en s’assurant de leur disponibilité. Par ailleurs, il vous faudra optimiser l’utilisation des équipements et des matériaux, en fonction du phasage réalisé et des équipes disponibles.

Etape 4 : assurer un suivi encore et toujours

Une fois le chantier lancé et vos équipes sur place, il va falloir réaliser un suivi quotidien ou à défaut hebdomadaire. Cela sous-entend :

• un suivi de l’avancement réel versus le planning initialement défini ;
• un contrôle qualité des ouvrages réalisés ;
• Une vérification et un suivi des livraisons et des approvisionnements ;
• des relevés d’effectifs et d’activités journalières ;
• une anticipation des conditions météorologiques (canicules, verglas…) et une prise en considération des incidents éventuels ;
• des photos du chantier pour preuve et archivage.

 

Etape 5 : assurer une gestion budgétaire rigoureuse

Il est absolument nécessaire de comparer régulièrement les dépenses réelles aux prévisions budgétaires, afin d’identifier rapidement les écarts et d’ajuster les actions en conséquence.

Parmi les actions de suivi financier, il peut être question de réaliser les actions suivantes :

• comparatif budget prévisionnel / dépenses réelles ;
• suivi des situations de travaux mensuelles ;
• gestion des devis modificatifs et des travaux supplémentaires ;
• anticipation des écarts financiers.

Etape 6 : mettez en place des temps d’échange pour une communication efficace

Comme nous l’avons vu précédemment, la communication est un élément central d’un chantier BTP. Nous vous conseillons d’instaurer des temps d’échange et notamment une réunion de lancement avec tous les intervenants. Par la suite, maintenez des réunions de chantiers régulièrement, que celles-ci soient hebdomadaires ou déterminées par les différentes phases du chantier. A l’issu, n’oubliez pas de rédiger, de diffuser et d’archiver le compte-rendu de réunion (CR) correspondant. Lors de ces rencontres, vous ferez le point concernant l’avancement, les difficultés ou encore les décisions à prendre. Ce sera également l’occasion de mettre à jour les plannings et les responsabilités, et surtout d’assurer une communication fluide entre tous les intervenants du projet. Dans le cadre de ces réunions de chantier, vous pouvez utiliser des outils collaboratifs pour diffuser et centraliser les informations.

 

Etape 7. Pensez REX ! Accordez de l’importance au retour d’expérience après chaque chantier

Prenez le temps d’analyser les écarts en termes de planning, de budget et de qualité pour chaque projet. Par ailleurs, faites le point sur les axes d’amélioration et les points positifs. Enfin, prenez le temps de partager les bonnes pratiques avec les équipes. Vous éviterez ainsi de répéter les mêmes erreurs et vous pourrez capitaliser sur ce qui a fonctionné dans le cadre dudit chantier.

L’importance des outils numériques dans le suivi de chantier

Un outil de gestion de chantier est un logiciel ou une application qui aide les professionnels du BTP à planifier, suivre, coordonner et contrôler l’ensemble des activités d’un chantier. Ces outils permettent de centraliser l’information, d’améliorer la communication entre les intervenants, et de sécuriser les délais, les coûts et la qualité.

Grâce à des fonctionnalités comme le suivi des achats et des bons de livraison, la gestion des temps de travail et des présences et ales tableaux de bord financiers pour une meilleure visibilité sur les marges, ces outils de gestion spécialisé offrent un impact positif sur la maîtrise des coûts et l’amélioration de la rentabilité.

Présentation de fonctionnalités que vous pouvez retrouver au sein de nombreux logiciels de gestion de chantier :

Ces diverses fonctionnalités permettent donc un suivi en temps réel de l’avancement des travaux, une centralisation des données et des documents, une automatisation des tâches administratives et une visibilité accrue.

Exemples d’outils pour un suivi de chantier efficace et bénéfices associés

Voici des exemples d’outils souvent présentés dans le cadre des aides à la gestion de chantier. Si Excel reste une alternative intéressante et peu coûteuse, il peut s’avérer pertinent de s’intéresser à des solutions métier qui vous accompagneront dans de nombreuses actions de gestion.

– Excel : un outil toujours utile

– Avantages : coût, flexibilité, personnalisation, outil connu d’un grand nombre d’utilisateur

– Limites : risques d’erreurs, absence de synchronisation en temps réel.

 

– Logiciels spécialisés dans le BTP, tels que Obat, Batigest, ArchiReport, Kalitics…

– Avantages : fonctionnalités adaptées au secteur du BTP (gestion du suivi budgétaire, des devis, des bons de commande, de la facturation et des livraisons, suivi des marges par projet, visualisation des écarts budgétaires, tableaux de bord intuitifs), connexion avec des logiciels comptables pour fluidifier le processus de facturation. Par ailleurs, il y a souvent à la clé, une fois vos utilisateurs formés et la solution bien dimensionnées des gains de temps et une diminution des erreurs humaines.
– Limites : coût et dépendance à un éditeur.

 

Bonnes pratiques pour améliorer la rentabilité grâce au suivi de chantier

Ces outils vous permettront de mettre en œuvre les bonnes pratiques suivantes :

– standardisation des processus :

– définition de procédures claires et uniformes pour chaque étape du chantier.

– réduction du nombre d’erreurs humaines et fluidifier l’exécution des tâches.

– centralisation des données : un seul endroit pour stocker, enrichir et consulter toutes les informations essentielles : devis, bons de livraison, factures, etc.

– visibilité en temps réel sur l’avancement du projet, les marges et les écarts entre prévisions et réalité.

– analyse régulière de la rentabilité grâce à des indicateurs financiers clés qui sont rapidement mis à jour : coût réel vs coût prévu, marge brute par chantier, trésorerie.

 

Suivi de chantier : cas particulier des marchés publics

Les spécificités des chantiers liés à des marchés publics :

– obligation de justifier chaque dépense ;

– respect strict des délais et du cahier des charges sous peine de pénalités ;

– importance de l’anticipation et de la rigueur dans la planification et le suivi budgétaire ;

– usage du portail Chorus Pro.

 

Bon à savoir : le portail gratuit de facturation Chorus Pro, mis à disposition par l’Etat, doit obligatoirement être utilisé pour la transmission des pièces de facturation relatives à l’exécution des marchés publics de travaux conformément au CCAG Travaux.
Cela garantit la réception immédiate et intégrale des factures et assure la fiabilité de l’identification de l’émetteur, l’intégrité des données, la sécurité, la confidentialité et la traçabilité des échanges.

A consulter : Guide_bonnes_pratiques_facturation_marche_travaux.pdf

 

 

Conclusion : défis et limites du suivi de chantier

Une gestion attentive de chaque chantier avec un suivi précis est donc la clé pour ajuster rapidement les décisions et assurer la viabilité financière de vos projets, et cela même dans un contexte inflationniste ou fluctuant. Néanmoins, vous l’aurez compris, cela n’est pas une tâche aisée. Il s’agit d’une démarche à la fois structurée et exigeante, qui nécessite d’intégrer la notion de rentabilité du projet dès la phase de planification. Par ailleurs, il vous faudra sensibiliser les chefs de chantier, les conducteurs de travaux et les sous-traitants à l’importance du suivi budgétaire. Cette démarche demande une formation continue des équipes. En effet, il ne serait pas étonnant – que comme pour tout projet de transformation – vous constatiez des freins, une résistance au changement lors de l’adoption de nouveaux outils ou processus. Il vous faudra vous assurer de former le personnel aux nouvelles technologies et aux nouvelles méthodes, tout en les convainquant que le suivi n’est pas une contrainte, mais une garantie de rentabilité et de maîtrise.

 

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