Les meilleures pratiques pour le suivi de chantier dans le BTP

Les meilleures pratiques pour le suivi de chantier dans le BTP

Pour toute entreprise du domaine de la construction, un suivi de chantier réussi est primordial pour assurer la pérennité de son activité et la satisfaction de ses clients. Tout dirigeant se doit d’apporter une attention particulière au suivi de chaque projet mené pour en assurer le succès. Dans cette optique, connaître certaines bonnes pratiques et maîtriser certains outils de gestion peuvent s’avérer précieux. Coordination et planification des différentes phases d’un chantier, gestion du budget, mise en œuvre d’indicateurs de performance… Nous revenons ici sur les différents points clés d’un suivi de chantier performant.

 

Sommaire

• Quels sont les objectifs d’un suivi de chantier ?
• Quelles sont les meilleures pratiques pour le suivi de chantier ? Quels sont les indicateurs clés de performance pour le suivi de chantier ?
• Quels outils numériques peuvent aider au suivi de chantier dans le BTP ?
• Comment mettre en place un système efficace de suivi de chantier ?

 

Quels sont les objectifs d’un suivi de chantier ?

 

Un suivi de chantier régulier est essentiel pour que votre chantier de construction se déroule sereinement. Le suivi de chantier permet de suivre l’évolution d’un projet, de son lancement à sa finalisation.

Un suivi de chantier performant permet de :

• définir un calendrier et planifier les étapes du projet
• organiser les ressources
• suivre le budget du chantier
• s’assurer le respect du cahier des charges
• anticiper les risques et respecter les normes.

En effet, la gestion des risques et le bon respect des normes sont devenus des incontournables dans les objectifs de suivi de chantier.
Un suivi de chantier permet de :

• s’assurer de la sécurité de l’ensemble des parties prenantes en vue de diminuer le nombre d’accidents du travail ;
• vérifier l’application de règles et des normes en matière d’hygiène et de santé ;
• se conformer aux normes environnementales et de construction.

 

 

 

Quelles sont les meilleures pratiques pour le suivi de chantier ?

 

Utilisation des outils de suivi appropriés

Nous vous conseillons de mettre en œuvre plusieurs outils pour un suivi opérationnel efficace de vos chantiers. Parmi les incontournables, vous aurez :

• le calendrier d’intervention qui permet de répertorier toutes les interventions nécessaires à la réalisation de l’ouvrage ;
• un calendrier de livraison afin de planifier la livraison des différents matériaux ;
• un planning de chantier qui permet de rappeler les différents délais, de collecter les informations concernant les tâches et de lister les ressources humaines et matérielles indispensables au chantier.

Définir des objectifs clairs et mesurables

Il vous faudra définir en amont de tout chantier des objectifs clairs et mesurables. L’idée est de sélectionner un panel d’indicateurs et de les suivre dans la durée afin de définir les axes d’amélioration au global et par chantier comme la tenue des délais, la qualité des travaux, le respect du budget, la sécurité sur le chantier ou

encore la satisfaction du client… Des indicateurs clés tels que le chiffre d’affaires, le calcul des marges, le taux de turn-over sont à suivre avec attention…

Vous pouvez en sélectionner quelques-uns à présenter à vos collaborateurs afin de leur expliquer, par exemple, de nouveaux schémas d’organisation.

N’hésitez pas à découvrir notre guide pratique dédié aux indicateurs de pilotage.

 

Communication claire et transparente

Comme toute gestion de projet, le succès d’un chantier repose sur la capacité des responsables à communiquer clairement concernant les attendus, les dates clés du chantier et les points plus complexes nécessitant un arbitrage. Dans cette optique, il s’avère important d’impliquer l’ensemble de l’équipe à travers des réunions de chantier. Ces réunions sont l’occasion pour l’ensemble des intervenants de faire un point d’avancement, et d’aborder les différentes problématiques rencontrées. En complément de ces réunions, une visite du chantier et un compte-rendu sont conseillés.

 

Quels outils numériques peuvent aider au suivi de chantier dans le BTP ?

 

L’indétrônable Excel

Sachez, tout d’abord, qu’il est tout à fait possible de réaliser son outil de suivi de chantier via Excel. Vous trouverez de nombreux exemples de fichiers de suivi sur internet. Excel a l’avantage d’être lisible par tous et peu coûteux. Néanmoins, des solutions de gestion pourront vous apporter davantage de fonctionnalités, tout en vous offrant davantage de confort d’utilisation.

 

Logiciel de suivi de chantier

Avec un outil dédié à la gestion de chantier, vous serez alors en capacité de suivre votre activité, de mieux l’analyser et donc de mieux la piloter. Analyse du chiffre d’affaires, marges réalisées par chantier, achats de matériaux, ressources humaines…. Vous aurez ainsi une vue d’ensemble de votre activité par chantier.
De nombreux outils de gestion de projet dédiés au BTP existent. Prenez le temps de les comparer en termes de fonctionnalités, d’ergonomie et de budget. Il s’agit là d’un projet structurant qui nécessite de réfléchir avec précision à vos attentes et à vos modes de fonctionnement. Par ailleurs, pourquoi ne pas échanger avec des dirigeants ayant déjà souscrit auprès de l’éditeur ?

De l’importance de la communication

Une fois l’outil déployé, accordez un temps de formation à l’ensemble des équipes qui devront les utiliser. La prise en main est une étape fondamentale dans le cadre du déploiement d’un outil de gestion.

 

 

Comment mettre en place un système efficace de suivi de chantier ?

 

Planification et établissement d’un calendrier précis

Vous devez avoir en tête plusieurs données et dates clés pour assurer la bonne délivrabilité de votre chantier. Pour ce faire, nous vous conseillons de réunir au sein d’un document – qui sera en quelque sorte votre tableau de bord – les informations suivantes :

• le calendrier global d’intervention afin de bien identifier qui fait quoi et à quelle date ;
• la liste des prestataires par lot et les dates d’intervention de chacun ;
• le planning de livraison et le lieu d’entreposage (chantier, entrepôt…) ;
• les matériaux nécessaires et les stocks.

Toujours dans cet esprit « tableau de bord », vous pouvez y ajouter vos comptes-rendus de réunion et de visite afin de centraliser au sein d’un unique document toutes les informations relatives à un même chantier.

Le calendrier d’intervention va vous permettre de répertorier l’ensemble des actions et des interventions des parties prenantes. Vous y listerez les noms et les coordonnées des employées ou des prestataires concernés, ainsi que les dates concernées par leur intervention et la date de livraison attendue pour chaque lot.
Vous pouvez également y ajouter le planning des livraisons de matériaux.

Importance des réunions de suivi et de la communication interne

Organisez de façon régulière des réunions de chantier avec les différentes parties prenantes pour faire le point sur les dates et les points bloquants, rappeler les attendus concernant chaque corps de métier et signaler les anomalies. En réunissant ainsi tous les participants au chantier, vous aurez une vision d’ensemble et serez plus à même de trouver des solutions adaptées. Les réunions de chantier sont souvent suivies d’une visite de chantier. Ils permettent de contrôler l’avancement des travaux et de faire le point sur ce qui a été remonté lors des réunions.

Pensez à transmettre aux différentes parties prenantes un compte-rendu de chantier, reprenant les informations clés.

D’une manière générale, accordez une attention toute particulière au partage d’informations.

 

Surveillance des coûts et gestion budgétaire

Un suivi budgétaire attentif est indispensable pour vous assurer de la viabilité du chantier. Vous pourrez ainsi vous assurer de la concordance entre le devis initial et les dépenses effectives. En cas de dépassement, vous serez ainsi rapidement en capacité de prendre les mesures correctrices qui s’imposent. Et bien sûr, n’oubliez pas d’intégrer ces dépenses à votre outil de suivi financier. Celui-ci peut être réalisé via Excel ou via un logiciel dédié si vous souhaitez bénéficier de fonctionnalités supplémentaires.

 

Récapitulatif des meilleures pratiques pour un suivi de chantier réussi

1. Créez votre tableau de bord pour centraliser au sein d’un seul et même outil toutes les données indispensables au bon déroulement de votre chantier.
2. Établissez un calendrier de l’ensemble des interventions (collaborateurs comme prestataires)
3. Listez toutes les informations liées à vos ressources matérielles au sein d’un document : équipements, matériaux… Précisez les dates de livraison et les lieux d’entreposage.
4. Mettez en place un outil de suivi financier et mettez-le à jour systématiquement en cas de dépenses imprévues.
5. Communiquez clairement et rapidement pour solutionner les points bloquants ou pour éviter que votre chantier ne parte dans la mauvaise direction.
6. Instaurez des réunions de chantier, suivies idéalement par des visites de chantier et des comptes-rendus.

 

Outre ces bonnes pratiques, accordez une grande importance à l’adaptation et à l’amélioration continue. N’hésitez pas à échanger entre pairs quand vous en avez l’opportunité ou encore à consulter votre expert-comptable pour optimiser plus encore votre suivi budgétaire et adapter vos pratiques au développement de votre entreprise.